Bij het versturen van betaalbevestigingen, boekingsbevestigingen of andere uitingen vanuit Deployteq kan het wenselijk zijn om de letterlijke verstuurde email in je eigen CRM systeem of helpdesk applicatie op te slaan. Dit kan mogelijk gemaakt worden met de archief module, waarbij de verstuurde email per klant als HTML of EML bestand kan worden opgeleverd op een externe SFTP locatie.
De verzendingen kunnen daarbij gebundeld worden als ZIP bestand op de externe locatie opgeleverd, aangezien een verzending als snel kan oplopen tot duizenden bestanden.
Welke mails wil je archiveren?
Het is mogelijk om alle verzendingen in een brand te archiveren of op basis van een specifiek mailing type welke afgestemd kan worden met ons.
Mailing types worden gedefinieerd in de brand manager binnen de beheer omgeving van Deployteq en wordt standaard ingericht met een aantal vaste mailing types. Voor het archiveren zal een nieuw mailing type worden geïntroduceerd.
Een mailing type kan je instellen bij het bewerken van een e-mail content of bij het inplannen van een (Quickmail) verzending;
|
|
|---|
Bestandsformaat
Bij het archiveren van de verstuurde emails per klant kan gekozen worden uit een HTML- of EML bestandsformaat. Het verschil in deze formaten is dat een HTML-bestand alleen hetgeen exporteert wat de klant ziet, dus de body van de mail. Bij een EML-bestand zit naast de body ook de header gegevens, hierin staat meer informatie over o.a. de ontvanger, verzender en onderwerp van de content.
Uiteraard kunnen wij persoonlijke informatie toevoegen aan de bestandsnaam van het HTML- of EML bestand. Wij zouden eventueel ook een meta-bestand per verzending kunnen aanleveren met meer gegevens over de ontvangers en de verzending. Dat houdt in dat als jullie mochten kiezen voor een HTML bestand, dat het nog steeds mogelijk is om meer informatie in jullie systeem te ontsluiten over de ontvanger of verzending. Zie het kopje Meta-bestand hieronder voor meer informatie.
Meta-bestand
Aangezien een e-mail verzending niet alle informatie over een ontvanger of de verzending bevat kunnen wij per verzending een meta-bestand aanleveren in de vorm van een YAML, XML, TXT, CSV of JSON bestand. Bijvoorbeeld om deze meta informatie te gebruiken om de verzendingen beter doorzoekbaar te maken of deze te classificeren.
Zie onderstaand voorbeeld van de inhoud van een meta-bestand. Uiteraard kunnen hier velden aan worden toegevoegd of verwijderd:
| Veldnaam | Veldwaarde | Toelichting |
|---|---|---|
| Broadcastid | 8234 | Unieke identificatie van een verzending uit Deploy. |
| Filename | DeployArchive_8234_22_A3482344.html | Bestandsnaam van de gearchiveerde e-mail voor de betreffende klant, in dit geval als volgt opgebouwd: DeployArchive_<broadcastid*>_<Deploy customerid**>_<externalid***>.<extensie> * broadcastid is onze unieke identificatie van een verzending ** customerid is onze unieke identificatie van een klantrecord *** externalid is een standaard systeemveld waarin een extern klantnummer kan worden opgeslagen |
| Customerid | 22 | Unieke klantidentificatie van Deploy voor een klant record. |
| Externalid | A3482344 | Standaard systeemveld waarin de eigen unieke identificatie voor klantrecord kan worden opgeslagen in Deploy. Dit veld kan dus ook leeg zijn als de waarde niet is gevuld voor de klant. |
| Senddate | 2022-03-01 03:00:00 | Verzenddatum van de e-mail. |
| Subject | Welkomst bericht! | Het onderwerp van de verzonden e-mail. |
Oplevering op de SFTP
Mappenstructuur
Op de externe locatie zal per verzending een map worden aangemaakt op basis van het broadcastid. Vervolgens zullen per uur de verzonden mails hierin worden gegroepeerd. De reden dat wij dit doen is om te voorkomen dat de externe locatie zoveel bestanden in de root folder gaat bevatten, dat dit uiteindelijk zal resulteren in time-outs bij het aanleveren van nieuwe bestanden.
Zie onderstaand voorbeeld;
- Root
- 8234 (Broadcastid)
- 3 (uur van de verzending)
- DeployArchive_8234_22_A3482344.html
- 3 (uur van de verzending)
- 8234 (Broadcastid)
Voorbeeld bestand
Hieronder kan een voorbeeld EML-bestand worden ingezien van een voorbeeld archief e-mail;
Ik wil ook graag e-mails gaan archiveren!
Wil je de export gaan inzetten of wens je meer informatie, neem dan contact op met salessupport@deployteq.com of bel 030-6988080