Waarom een PDF bijlage?

Voor een aantal administratieve mails kan het een toegevoegde waarde hebben een PDF toe te voegen aan de mail. Zo is het in een aantal branches en landen verplicht een PDF factuur te versturen na een bestelling. Of wordt er een rapportage gestuurd na de montage van bepaalde apparatuur. In dit soort gevallen kan er een bijlage worden meegestuurd met jouw Deployteq campagnemail.

Installatie

Via de Store kun je heel gemakkelijk de app installeren:

Wanneer je akkoord bent met de kosten kan je via de pop-up op 'Installeren' klikken. Zie je de 'Installeren' knop niet rechtsonder? Dan heb je mogelijk niet de rechten om een app te installeren. Neem in dit geval contact op met de administrator van de portal om hem te installeren, of de rechten hiervoor te verkrijgen. 

Hoe werkt het? 

Vaste PDF

Er zijn twee verschillende stromen met PDF bijlagen. Zo kan je een statische PDF willen toevoegen, zoals algemene voorwaarden. Maar in het geval van een transactionele mail met factuur, zal het een persoonlijke URL zijn. Met een vaste PDF kan je via een privé omgeving deze ophalen met een publieke PDF URL. In onderstaand voorbeeld zetten we deze op omgevingsvariabele 'pdf1'.

Wanneer je de PDF bijlage module hebt, zal er in het mailobject in de campagne een extra veld beschikbaar zijn; 'Attachment'. Hier kan je vervolgens de variabele gebruiken om de PDF toe te voegen aan de mail. 

Als het bijlage bestand een vaste URL heeft, dan is het ook mogelijk om deze beschikbaar te stellen met een globale variabele campagne object. In het object wordt publieke URL naar het PDF bestand ingevoerd, dit zorgt ervoor dat het pad in een environment variabele wordt geplaatst, deze kan vervolgens geselecteerd in het ‘E- mail versturen’ object:

Algemene PDF

Bij een algemene PDF, wordt de publiekelijke URL, via de API naar Deployteq gestuurd. Zowel met de SOAP API, als de webhook receiver is dit mogelijk. Met de webhook kan je in de mapping ze al als omgevingsvariabele opslaan, bij een SOAP API zal je een variabele in het Start bij gebeurtenis object moeten zetten:

Vervolgens kan je ook deze 'attachment' variabele weer selecteren in het E-mail versturen object bij Attachment;

Persoonlijke PDF? Of meer dan 1 bijlage?

In het geval met een persoonlijke PDF of vertrouwelijke informatie is het niet wenselijk deze PDF aan te bieden via een publiekelijke URL. Hiervoor heeft Deployteq het Remote Attachment object ontwikkeld, welke het mogelijk maakt om de bijlages op te halen van een FTP of SFTP locatie.

In dit object worden de gegevens van de externe locatie ingesteld en is het mogelijk om het pad naar het bestand te baseren op gegevens in het klantrecord, een vaste opmaak of afkomstig uit een environment variabele. In meeste gevallen zal een SOAP of webhook verzoek de persoonlijke bestandsnaam aanleveren.

Tevens maakt het campagne object mogelijk om meer dan 1 PDF bestand per verzending toe te voegen, door het object meerdere malen aan de campagne flow toe te voegen. Deze bestanden worden dan gebundeld in de attachment environment variabele. 

Vervolgens kan je ook deze 'attachment' variabele weer selecteren in het E-mail versturen object;

Persoonlijke PDF genereren op basis van een page?

Naast het toevoegen van PDF bijlages aan de mail, is het ook mogelijk om een uitbreiding aan te vragen voor het genereren van gepersonaliseerde PDF bestanden op basis van een page. De page wordt per klant gegenereerd, omgezet tot PDF bestand en beschikbaar gesteld binnen de campagne om toe voegen als bijlage aan de mail. Dit betreft de Page2PDF module, een betaalde maatwerk module die aangevraagd kan worden bij onze Technisch Project Management afdeling, via tpm@deployteq.com. 

Zie onderstaande voorbeeld campagne, deze wordt via de API aangeroepen om per klant een gepersonaliseerde PDF te genereren en toe voegen als bijlage:

Let op: de meeste opmaak verdwijnt wanneer er naar PDF wordt geconverteerd. Zorg dus dat je dit proces grondig test.

Zijn er ook beperkingen?

Met het maken van deze campagnes zijn er ook beperkingen om rekening mee te houden. Zo is de grootte van de bijlage erg belangrijk. Komt deze boven de 10MB dan zal deze niet verstuurd worden, omdat de meeste e-mail clients dit niet ondersteunen.